O pilar para uma boa gestão estratégica é a padronização de processos. Ao organizar todas as metodologias, realizar a documentação de processos adequadamente e estabelecer critérios globais em um negócio, a produtividade e o fluxo de trabalho melhoram exponencialmente.
Nesse sentido, o primeiro passo para garantir o sucesso de uma estratégia é mapear e registrar cada atividade e medida adotada no desenvolvimento ou criação de um produto. Porém, em decorrência da elevada quantidade de processos no dia a dia essa tarefa pode ser complicada.
A melhor maneira de solucionar tal impasse é estabelecendo padrões na documentação de processos. Quer saber como? Continue acompanhando e descubra como potencializar a eficiência da sua estrutura organizacional!
Conheça um pouco mais sobre a documentação de processos
Um documento de processo é responsável por descrever todas as etapas necessárias para realização de uma tarefa ou processo. Caracteriza-se por uma documentação interna e contínua do processo durante a sua execução. A documentação foca mais em como o processo deve ser implementado do que seus impactos.
O desenvolvimento de um produto ou tecnologia envolve um grupo de processos inter-relacionados e, caso estes processos não estejam devidamente documentados, falhas e erros desnecessários podem acontecer.
As empresas, em geral, possuem processos repetitivos essenciais para o seu devido funcionamento. Por esse motivo, a documentação dos processos serve como um guia para todos os funcionários consultarem e seguirem.
Entenda a importância do mapeamento de processos
A documentação de processos tem a função de um roteiro para a organização, funcionando como uma espécie de guia para que colabora na hora de identificar falhas desnecessárias e apontar possíveis melhorias.
Todas as tarefas realizadas repetidas vezes ou concluídas por mais de uma pessoa devem ser devidamente documentadas. Afinal, é por meio da documentação que o gestor terá maior confiabilidade para organizar e monitorar todas as etapas de um processo.
Ao receber um novo integrante para a sua equipe corporativa, essa mesma documentação irá ajudá-lo a entender melhor as funções na empresa e o desenvolvimento de projetos.
Processos documentados da maneira otimizada facilitam o treinamento e permitem uma integração mais eficaz. Veja, a seguir, um passo a passo para realizar a documentação de processos da sua empresa!
1. Sempre priorize a cadeia de valor
A principal ferramenta da documentação de processos é a cadeia de valor. Uma cadeia de valor nada mais é do que um grupo de atividades desenvolvidas por uma empresa que abrange desde o contato inicial com investidores e fornecedores até as etapas finais do desenvolvimento de um produto e venda no mercado.
Por isso, essa deve ser sempre a primeira fase de todo projeto de documentação. Quando a cadeia é estudada, compreendida e modelada na forma de um fluxo de atividades, é possível identificar com clareza os produtos e serviços gerados.
2. Não restrinja o foco do trabalho nos departamentos
Uma empresa que não tenha os conceitos da cadeia de valor bem definidos pode estar suscetível a realizar um trabalho de documentação de processos focado em área de trabalho ou departamentos.
No entanto, não é essa a função do mapeamento de processos, ele deve basear-se na cadeia de valor como um todo, mostrando como cada etapa de desenvolvimento contribui para os resultados finais.
3. Compreenda os objetivos do projeto
Outro fator de grande relevância para um mapeamento de processos eficiente é a compreensão acerca dos objetivos do projeto que está sendo executado, como, por exemplo, criar um produto inovador.
Com esse cuidado, os analistas estarão aptos a desenvolver um trabalho voltado para a concretização da meta estabelecida e isso sem comprometer os objetivos globais da empresa.
4. Selecione bons indicadores
A escolha de bons indicadores para medir a eficiência de todas as etapas dos processos é mais um ponto essencial para a sua documentação de processos.
Ao selecionar indicadores que não medem adequadamente os objetivos estipulados, as melhorias podem ser comprometidas, pois estão sendo medidas pelos parâmetros errados.
Utilizando mais uma vez o exemplo citado anteriormente, se o objetivo for desenvolver um produto inovador, você deverá observar, por exemplo, a relação entre o número de pesquisas que são propostas e iniciadas com o número de produtos ou soluções que são efetivamente desenvolvidos.
5. Identifique os componentes dos processos.
Todos os recursos empregados durante o processo (e que colaboram diretamente na transformação das entradas e saídas) são denominados por componentes de processo. Pode se tratar de materiais, energia elétrica, maquinário de diversos portes, recursos humanos, metodologias, tecnologias, entre outros.
Ao identificar todos os componentes dos processos, fica mais fácil encontrar desperdícios e otimizar os pontos que necessitarem de mudança, como seria o caso de uma campanha de publicidade que traz pouco ou nenhum retorno efetivo.
6. Avalie quais melhorias são necessárias
Chegou o momento de avaliar o que está gerando resultado e o que não está no processo. Avalie todas as inconformidades, atrasos nos prazos, desperdícios e gargalos. É importante identificar quais são as atividades mais essenciais para a empresa e, em seguida, otimizá-las ao máximo.
Vale lembrar que os processos que envolvem contato direto com os investidores devem ser priorizados. Isso porque, ao garantir a melhor experiência e a satisfação dos seus clientes, fica cada vez mais fácil fidelizar os que já utilizam os seus serviços e produtos, ao mesmo tempo em que novos consumidores são atraídos.
Caso você esteja procurando novos investidores para o desenvolvimento de uma nova tecnologia, por exemplo, deverá avaliar quais abordagens surtem efeitos melhores, quais devem ser descartadas e quais precisam de readaptações.
7. Organize reuniões
É função do gestor organizar reuniões para o desenho e elaboração do mapeamento dos processos. Lembre-se de reunir os colaboradores que realmente trabalhem e façam parte dos processos analisados.
Nessas reuniões, todos os avanços deverão ser discutidos e registrados, bem como deverão ser definidas estratégias para correção dos gargalos.
Principais erros na elaboração de mapeamento de processos
Mapear os processos errados
Cada tipo de processo executado necessita de um mapeamento adequado, o que envolve metodologias apropriadas ao planejamento anteriormente executado.
No entanto, o método de mapeamento de processos deve focar-se em processos de grande importância para a empresa, pois do contrário pode gerar desperdícios de tempo. O ideal é que você procure sempre dispor de bancos de dados seguros e consistentes que forneçam suporte para o desenvolvimento dos seus produtos.
Não manter o foco na documentação de processos
Muitos gestores focam todo o entusiasmo no começo da implantação do mapeamento de processos. Entretanto, nos meses seguintes, pouco a pouco vão abandonando as práticas.
Vale lembrar que as novas práticas adquiridas por meio desse método necessitam de constância para continuar a gerar bons resultados. Pensando nisso, procure sempre motivar a equipe a continuar seguindo o mapeamento de processos.
Priorizar a elaboração do mapeamento, mas não colocar em prática
Outro erro bastante comum é: gestores que acabam focando apenas na criação dos mapas de processo, esquecendo que o objetivo principal dessa ferramenta é otimizar todas as etapas dos processos produtivos da empresa.
É imprescindível utilizar os dados e informações gerados pela documentação para entender melhor o negócio, ou seja: colocar as novas práticas em funcionamento é o que garantirá resultados.
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